Comment bien débuter sur est notre nouvelle série vous permettant de connaitre quelques tips pour partir sur des bonnes bases avec vos outils No-Code. Pour ce quatrième épisode Noam Say vous offre ses conseils pour bien prendre en main, le meilleur outil de base de donnée, Airtable.
Airtable est une solution disruptive sans équivalent parmi les outils traditionnels. Défini à l’origine par ses créateurs comme un produit hybride entre le tableur et la base de données ( “spreadsheet meet database”), Airtable a évolué pour devenir une plateforme de création d’applications collaboratives. Airtable permet à chacun de créer sa propre application la façon legos avec une interface visuelle simple à utiliser. Airtable est le créateur d’une nouvelle catégorie d’outils (et leader) et de nombreux acteurs du monde du logiciel s’attèlent déjà à créer leur Airtable-like.
Évitez de démarrer d'un template
Même si c'est tentant et qu’ Airtable vous y encourage, je vous conseille de ne pas créer votre base à partir d'un template. Utilisez-les templates pour réaliser des tests, apprendre ou vous inspirer. Cependant, votre base de “production” doit être créée à partir de zéro par vous-même. Même si cela demande davantage d’efforts et d’implication, créer une base sur mesure et adaptée à vos besoins vous permettra de gagner un temps précieux.
Faites un diagramme de votre système
Airtable est une base de données qu’il faut designer. Il s’agit d’un outil puissant aux multiples options et la seule limite est votre imagination (et votre temps). Sans design, les choses peuvent rapidement vous échapper. Prenez le temps de définir les objectifs de votre base. Créez un diagramme dans lequel vous déterminez les entités à représenter dans votre système et les relations entre elles (ce qu’on appelle un diagramme d’entités-associations). Ces entités constitueront les tables de votre base.
Créez le moins de tables possible
Ajouter une table dans votre base, c’est aussi la rendre plus complexe. Le plus souvent, il n’est pas nécessaire de créer une nouvelle table ; il suffit de créer une nouvelle vue dans une table. Exemple : Si vous avez une table Clients, vous n'avez probablement pas besoin de créer une nouvelle table pour représenter vos Prospects. Car les Clients et les Prospects sont en réalité une même entité avec les mêmes attributs (Nom, Prénom, email, etc.). Ils peuvent donc coexister dans une même table Contacts. Vous pourrez ensuite les séparer en deux vues distinctes à l’aide d’un champ qui indiquera pour chaque record s’il s’agit d’un "Client" ou d’un "Prospect".
Réfléchissez à deux fois avant de créer un nouveau link
Contrairement aux autres field types, le "Link to another record" doit être utilisé avec prudence car il impacte directement la structure de votre base. Lorsque vous créez un nouveau field de type link to another record dans votre table "Pays" pour l’associer à votre table "Ville", un autre field de type link to another record est automatiquement créé dans la table “Ville” par réciprocité.
Par conséquent, si vous créez trop de linked record fields, vous allez accumuler les field symétriques et votre base va vite ressembler à un plat de spaghettis. Dans la majorité des cas, si une relation entre vos deux tables existe déjà, il n’est pas nécessaire d'en créer une nouvelle. Vous aurez probablement besoin d'un lookup.
Utilisez les descriptions sans modération
Airtable vous donne la possibilité d'ajouter une description à chaque table ou field. Faites-le. Croyez-en mon expérience, après un certain temps, vous pouvez facilement oublier pourquoi vous avez créé tel field ou telle table. Vous risquez de supprimer un field que vous pensez inutile alors qu'il est utilisé dans 10 autres formules de votre tableau de bord que vous avez partagé avec votre direction ! Et là, c'est le drame : tous les champs calculés sont en erreur ! Heureusement qu'il y a la corbeille ! Ce qui nous amène à mon dernier conseil :
La corbeille et les snapshots sont vos amis
Vos meilleurs alliés sont la corbeille (trash) et les snapshots. Alors que le Undo vous permet de revenir quelques pas en arrière, la corbeille stocke tous les éléments supprimés (records, tables, champs,etc.) pendant 7 jours et vous permet de les restaurer sur votre base en un clic. Les snapshots sont des "photos" de votre base prises automatiquement à intervalles réguliers. Avant d’effectuer des modifications majeures dans votre base, prenez un snapshot à l'aide du bouton Take snapshot. Vous me remercierez.
Bon début avec Airtable !
Noam Say / academy.noamsay.fr